DSGVO-Prozesse in VEWA

Beantwortung der Fragen

Wie lange gilt in aller Regel ein Opt-In?
Ein automatisch gesetztes Ablaufdatum von OPT_INs haben wir im Standard nicht vorgesehen. Manuell könnten Sie in der 1:N Tabelle OPT_INs jedoch alle OPT-INS mit einem bestimmten Datum oder anderen Kriterien frei selektieren und diese per Massenersetzung beenden.

Ist es möglich, dass bei Kündigung von Mitgliedern und Erreichen des Kündigungsdatums automatisch ein Opt-out bspw. für die Mitgliederzeitschrift gesetzt wird?
Diese Funktion macht durchaus Sinn, ist aber aktuell noch nicht im Austrittsworkflow enthalten. Ich werde dies als Verbesserungsvorschlag an unsere Entwicklung weitergeben.

Kann man die OPT-In (Gilt bis) manuell für einzelne Adresse anpassen?
Ja, die OPT-INs sind in einer 1:N Tabelle pro Adresse gespeichert und können auch einzeln bearbeitet und bspw. durch den Button OPT-Out Button im DSGVO Karteireiter erfasst werden.

Das Datum wird auf Ende des Jahres in dem die Spende eingegangen ist (Wg. ZWB) ?
Ja die Berechnung ist immer: eingestellte Frist + zum Ende des Jahres. Im Normalfall wird ja auch nur einmal im Jahr gelöscht.

Kann man die Berechnung für NUR aktuelle Adresse ausführen?
 Ja, mit dem Button ‘Löschen auf Anfrage’ werden die Aufbewahrungsfristen nur für den aktuellen Datensatz ermittelt und das Aufbewahrungsdatum befüllt. Verneinen Sie am Schluss
die Frage ob der Datensatz in die Robinsonliste überführt werden muss, so wird nur das Datum gefüllt.

wird nach einer Spende das Löschdatum automatisch aktualisiert?
Nein, das würde vorhandene Prozess zu sehr beeinflussen bzw. möglicherweise auch die Performance des Systems beeinträchtigen. Das Aktualisieren des Aufbewahrungsdatums passiert nur dann wenn Sie den Lauf ‘ Berechnung Aufbewahrungsfristen’ starten. Wenn aber bspw. ein Spender einmal im Jahr eine Spende tätigt, ist die Frist ja immer ülus 10 Jahre. Selbst wenn Sie den Berechnungs-Lauf dann zwei Jahre nicht gestartet hätten, würde das Datum immer noch weit in der Zukunft stehen und der Datensatz nicht zur Löschung vorgeschlagen werden.

Sollte das Überprüfen der Daten nicht eher über die andere HAS-Maske erfolgen?
Wir können gerne, mit einem recht geringen Aufwand von schätzungsweise 15-30 Minuten den Karteireiter DSGVO auch in die von Ihnen genutzten Hauptadressstamm-Masken mit einbauen. Bitte melden Sie sich bei Bedarf einfach an uns im Support unter support@gruen.net

Ist die Datenanonymisierung auch bei der Kontonummer auf der Rg. möglich? D.h. z.B. auf einer Veranstaltungsrechnung mit Lastschriftankündigung.
Ich habe dies als Verbesserungsvorschlage für unsere Standardrechnungen an unsere Entwicklung weiter geleitet. Da Rechnungen bei vielen Kunden bereits individualisiert sind, können wir dies natürlich mit einem geschätzten Zeitaufwand von 15-30 Minuten pro anzupassender Druckliste auch jetzt schon für Sie umsetzen.

Bei einer Löschung wird ein neuer Datensatz frei. Ist das bei einer Anonymisierung auch so?
Nein, bei einer Anonymisierung wird der Datensatz bei der Berechnung der Anzahl der verarbeiteten Datensätze Ihrer vorhandenen Lizenz weiterhin mitgezählt.

Ist es ein Standard-Protokoll vorgesehen? Also wer, wann wie viele Adressen gelöscht hat?
Das Löschen von Datensätzen ist intern in der Datenbank und den entsprechenden Logtabellen protokolliert. Im Standard gibt es hierzu keine direkte Auswertung.
Möchten Sie, für einen konkreten Anlass, wissen wer wann welche oder welchen Datensatz gelöscht hat, wenden Sie sich gerne an uns, den Support. Wir können dies für Sie aus der Datenbank heraus ermitteln.